Lo que ocurre cuando algo cierra bien.

Situación inicial

La empresa pagaba catorce suscripciones de software. El gerente de operaciones no sabía cuáles usaba activamente cada área ni si había solapamientos entre ellas. La lista creció durante la pandemia y nadie la había revisado.

Lo que hicimos

Revisión de pila de herramientas digitales en cuatro semanas. Cruzamos los registros de acceso con el organigrama y mapeamos cada herramienta al proceso que debía soportar. Identificamos cuatro herramientas sin proceso asociado y dos pares con función duplicada.

Resultado

La empresa retiró cuatro suscripciones en el mes siguiente y consolidó dos pares en cuatro meses. El ahorro mensual en licencias superó el costo del estudio desde el primer trimestre.

Duración: 4 semanas

Situación inicial

El departamento de finanzas y el de operaciones generaban reportes de clientes que daban cifras distintas. La causa era que el mismo cliente podía estar registrado con nombre comercial, razón social o nombre del contacto según quién lo hubiera ingresado.

Lo que hicimos

Programa de higiene de datos en seis semanas. Evaluamos los dos conjuntos de registros principales, detectamos 340 duplicados, redactamos las reglas de ingreso y asignamos un responsable por conjunto. Diseñamos la rutina mensual de verificación.

Resultado

Tres meses después del cierre, los reportes de las dos áreas coinciden. La responsable del conjunto de clientes aplica la rutina mensual sin asistencia externa. El volumen de duplicados en la verificación de junio fue cero.

Duración: 6 semanas

Situación inicial

El informe de producción mensual requería que tres personas dedicaran entre tres y cinco días a reunir, limpiar y ordenar datos de cuatro fuentes distintas. La dirección lo leía en veinte minutos pero nadie había cuantificado el costo de producirlo.

Lo que hicimos

Alcance de flujo de informes en ocho semanas. Cronometramos cada paso del ensamblaje en el puesto, calculamos el costo total en persona-días y elaboramos un documento de opciones con los requisitos técnicos y las ventajas y desventajas de cada alternativa.

Resultado

El documento mostró que el informe costaba 9,5 persona-días por mes. Con esa cifra, la empresa aprobó en la misma reunión de dirección la inversión en una solución que reduciría ese costo a 1,5 días. El estudio fue la justificación que permitió la decisión.

Duración: 8 semanas